Au fil des domaines RH dans lesquels l'externalisation a porté ses fruits, la fonction RH s'est transformée. Réduction des coûts, posture stratégique et agilité sont au rendez-vous.

Depuis sa création, la fonction Ressources Humaines a vu ses domaines d’intervention s’élargir. Cette constante extension l’a amené à se transformer en développant, notamment, le recours à des services externalisés.

Il y a encore dix ans, le correcteur orthographique de mon traitement de texte me proposait systématiquement de remplacer « externalisation » par « extermination ». Sic ! Le mot est depuis accepté par le correcteur ; il est entré dans les mœurs. Est-il même encore nécessaire d’en proposer une définition ? De fait, les services externalisés dans le domaine des ressources humaines se sont largement développés, en devenant dans certains domaines un standard de marché, facteur de développement de la fonction RH et de son efficience.

Une fonction RH transformée

Ainsi, sa mission traditionnelle d’application scrupuleuse de la règlementation (sociale, fiscale, conventionnelle) dans les actes de gestion de l’entreprise (paie, administration du personnel, gestion des temps, formation professionnelle) et de la production des déclarations et des documents associées évoluent vers un portefeuille de services aux salariés, aux managers et à la direction. Ces services sont pilotés avec des niveaux de qualité attendus dans la production de livrables, pour coût de possession maitrisé.

De son rôle de gestionnaire du climat social, la Direction des Ressources Humaines est devenue un acteur du déploiement de la stratégie de l’entreprise. Le gestionnaire du budget formation se transforme en acteur de l’employabilité (interne et externe) des collaborateurs. Et de rédactrice et garante de l’application du règlement intérieur, la fonction RH est aujourd’hui en charge du développement de l’engagement des salariés, et mesure régulièrement leur satisfaction.

De fait, la digitalisation des processus RH, la dématérialisation des documents RH ou le développement de communauté numérique constituent aujourd’hui les vecteurs actuels des projets RH de recherche d’efficience et de mobilisation du corps social.

L’externalisation des RH, une pratique éprouvée depuis longtemps

On parle aujourd’hui d’externalisation des RH, mais la pratique consistant à confier certains processus RH à l’extérieur de l’entreprise, ou à utiliser des moyens informatiques externes pour réaliser certains actes de gestion administratifs, est ancienne. Si son nom a évolué (service bureau, traitement à façon, processing, Business Process Outsourcing, externalisation de fonction ou de processus, Saas pour Software as a Service, …), les moyens de l’exercer ont suivi l’évolution des technologies de l’information. Les modalités de transfert d’activités et d’engagement restent très variables selon les domaines des ressources humaines et les propositions de services des prestataires de la fonction RH.

Historiquement, la paie est probablement l’un des premiers domaines pour lequel les directions des ressources humaines ont sollicité des prestataires. Le recours à l’externalisation dans le domaine de la paie répond à des enjeux différents selon la taille des entreprises.

Bénéfices et enjeux de l’externalisation RH

Cette tendance au recours à l’externalisation par les entreprises et leur direction des ressources humaines est aujourd’hui portée par un triple objectif :

 - d’abord de réduire les coûts de production des services de la fonction en industrialisant les activités administratives (concentration des acteurs, spécialisation des activités et développement de l’expertise),
 - d’autre part contribuer à la création de valeur en focalisant les ressources internes de l’entreprise sur les activités le pilotage des managers ou de développement de l’engagement des salariés et de leurs compétences,
 - enfin rendre l’organisation de l’entreprise plus agile, en lui permettant de définir le niveau de ses services RH en fonction de son contexte et de sa stratégie.

Ce chemin vers l’externalisation est porteur de résultats, si la direction des ressources humaines est en mesure de relever les enjeux suivants :

 - maintenir un niveau de compétence pour assurer le pilotage des processus externalisés et de la qualité d’exécution,
 - s’assurer de la capacité du prestataire à garantir le niveau de service contractualisé face aux différents aléas inévitables dans la durée (changements de réglementation, évolutions technologiques, changements organisationnels de l’entreprise)
 - conserver les capacités d’exercer la réversibilité de services ou de changement de prestataire.

L’externalisation RH n’est plus un tabou

La question de l’externalisation doit être posée sans tabou. L’externalisation de certaines fonctions RH doit être perçue comme un moyen parmi d’autres de répondre à des questions de type :

 - comment optimiser les coûts de ma fonction RH ?
 - comment améliorer le service rendu aux salariés, managers et Direction Générale ?

C’est dans la capacité des Directions des Ressources Humaines à répondre efficacement à ces questions… qu’elles trouvent leur légitimité et contribuent à la performance de leur entreprise.